自從我開始寫email已經10年了, 如果平均每天回覆10封信的話，一個禮拜有50封信，一個月有200封，一年下來至少2000封信。
如果你對節省時間與有效工作有興趣 我想這篇或許會對你幫助
在開始之前我想先定Email寫信的最大目的是：溝通。
而我覺得寫信溝通的時間其實比實體開會或是line還要節省時間。
雙方不必各自花時間聚再一起，想想前後還各自花時間約，走路到會議室，並最後坐下來討論，結果還要寫成Meeting recap，
想想看這些時間的成本不如直接在信上直接討論， 雖然你可能會覺得是否過於偏激，且沒有人情味。
但是我想表達的是，如果你知道這點的話，你就可以把email寫作術當作是一把劍，但是要小心劍有時候使用不好反而會傷到自己，所以還是要看狀況作使用。
那我們應該如何寫出一封有效率的信呢？
我列出我認為6個重要的觀點：
- 定義溝通目的
- 觀眾是誰
- 替對想答案 if yes…
- 想要寫出給對方的感覺
- 時間限制
- 排版很重要
1.定義溝通目的
常常我們寫信的時候沒有先想好目的是什麼，卻常常直接簡單的回覆當作是在溝通的工具，但是你可能會說，可是對方就只是簡單的問一句話而已阿。 是的我知道，因為我是常常被這樣對待。 我稱作這個是Lazy reply 意思懶惰回復。
首先定義目的的意思是：我們需要知道寫這封信背後的目的是要傳達一個怎麼樣的訊息。但是因為我們大腦通常是第一層思考的習慣性動物，所以在回覆時候通常會想要以快速為主，
試想，如果對方只是問一句，而你的回覆也是直接簡短的回覆。
Ａ：請問你何時有空，我們來約個時間討論上次的議題。
我：這週三或四如何？
Ａ：Hi 我週三上午不行，下午2點過後可以 ，週四整天不行
我：好的那就週三下午2點？
Ａ：好的
來回總共5封郵件，這就是得懶惰回復，像是口語化的對答我們通常認爲是更快的，但其實花我們更多間，
接下來我們看看有效率的回覆
Ａ：
Hi:
請問你何時有空，我們來約個時間討論上次的議題。
我：
Hi A
我這有空的時間是 週三下午2-5點 跟星晴四的11-3點
如果你兩個時間都不行，請再告知我你可以的日期與時間，並於在今天下班前告知。
如果你方便的話，請你同時提出要討論的內容，我可以事前研究，或是在email事先討論
有效的回覆focus在 規定時間與日期 並規定對方選擇要做哪些事情
但這需要深度的思考，而不像是在聊天室一樣的概念使用email 來提高溝通的的平率
當然其實有時候會遇到著狀況是，對方根本沒有專心的回覆你的信，這時候通常如果沒有超過第二封信我就會再次回覆上次沒被回答到的問題
2. 觀眾是誰
我們延續前面的例子：
我們的目的是：約時間討論上次的議題
觀眾是誰：我們同時要知道對方是誰：是長官？ 是朋友 還是客戶？因為這會關於到我們寫信的感覺與語法
替對方想：同上面講解的，我們在想對方何時有空與我們自己可以的時間
想要的感覺： 想要什麼樣的感覺呢 有時候可以直接開宗明義的定義出來
上面的例子對你來說比較像是哪種回覆呢？跟有什麼感覺呢？
其實這是我給予廠商的回覆，給予的感覺是效率與專業。
有時候我甚至在寫信時，會事先寫出我想寫出的感覺 。
以下是個給客戶的版本：
感覺：尊重/專業/替對方思考
我：
Hi A
謝謝您的來信，我週三與週四有空的時間是 週三下午2-5點 跟星晴四的11-3點。
如果不太方便的話，請再告知我你可以的日期與時間。
另外，你方便的話，可否吿知你想討論的內容，我可以事前研究，或是在email事先討論
————–
在客戶的版本我拿掉了限制的時間，因為我們會依照客戶的時間為主並給讓對方感受到尊重。
3. 替對方想答案 & 如果是
在回答email中最常遇到的是 可能對方問你一句話，你還要猜想他想要說什麼會不知不覺浪費你的時間
例如：請問這個東西是要參考ＡＢＣ是這個意思嗎？如果是的話，我認為ＡＢＣ可已。如果不是，請告知我這邊是另外這個意思嗎？
舉例：由於價錢上的限制，我們能提供Ａ版 但是某些功能無法達成，但是如果是Ｂ版本的話，測試可以達標，但是價錢會較。如果你想要Ｂ版的話價錢是ＸＸＸ，但目前無庫存且生產的話要30天。
A→X
B→價錢–>庫存
這就是替對方想答案的邏輯，當你提供Ｂ的時候你已經同時告知客戶可能會問你的相關問提，也就是說你已經預想好對方接下來會問什麼了，來減省溝通上的時間與邏輯
！
4. 寫出的感覺
所謂想要的感覺，就是寫完一封信後，給我們看的人感覺，也就是說是讀著在接受你寫的情緒。
常常我們會因為對方寫的不禮貌，我們會有感覺他好像是故意的，結果就故意在寫回去。其實，這是最浪費時間的，原因是你只會花更多時間在爭吵上。
像是以下
專業感覺
負責感覺
用心感覺
尊重感覺
如果還是無法確定感覺話，最快的方法就是提供給朋友或同事看，問問看他們的感覺如何喔
但感覺這個東西就像藝術一樣，他並不是一個明確的答案。不是1就是2這種選擇題。原因是為這。每個人定義感覺方式不同，在心理學上這稱作 ：實用智慧
也就是你有辦法說服別人，但這個又不是說課堂上可以學到的，有興趣的可以去閱讀我在另外一篇分享到的
5. 時間限制
最後在時間限制上：比較有困難的是因為這個會跟對方是誰 與你想要給的感覺會有落差
除非再有時間上的限制需要對方給予回覆，不然通常不會使用於客戶，因為人都是不喜歡被時間壓迫的感覺，所以當對象是客戶或是長官的時候，需要特別斟酌注意是否要加入信件的使用
6. 排版很重要
所以說三遍 排版很重要 排版很重要 排本很重要
為什麼說排版很重要呢，這就像你出去約會，結果有化妝跟沒化妝不一樣。
因為寫信的時候 如果斷句與標廷不夠明顯，就會讓人看得不舒服。 就像女生有化妝跟沒化妝一樣XD
排版三大要點 這邊簡單說明
使用大小標題: 幫助讀者離解這個章節想說的title
在每段字句空白: 幫助讀著閱讀
使用數子與列點:幫助整理你想說的
我們來看下面一個example
(不分斷句)
Hi Jack
We would like to schedule an appointment by this Thursday 10AM, can you let me know your available time? If not, what is your available time?
The meeting agenda is development update and performance review at our office
Thank you.
(每句斷句) 這樣寫其實也不夠專業，因為他比較偏向是生活化方式
Hi Jack
We would like to schedule an appointment by this Thursday 10AM, can you let me know your available time?
If not, what is your available time?
The meeting agenda is development update and performance review at our office
Thank you
(分斷句+ 列點+提供多點一次性回復) 所謂完整的意思是說你可以在一封信上面直接列出所有的可能性，相對的會花比較多時間，但是有效的溝通喔
Hi Jack
We would like to schedule an appointment with you, can you please check the following and get back to me by before this wed if possible?
- Meeting Agenda: Development update and performance review
- Meeting Time: Thursday 10AM
- Meeting Date: 13th of Sep
- Meeting Location: Office meeting room
- Number of people: 2
If the above day and time are not workable, I am available the following date and time, and if you are still not available, please help me confirm your available time.
- 9/13, 14-15 PM
- 9/14, 10-11 AM and 13-14 PM.
Thank you.
好拉，最後想再分享我們如何寫出有效率的信件
藉由這樣的方式撰寫email，希望會對你在職場上有所幫助喔