如何撰寫email? 6大要點
自從我開始寫email已經10年了, 如果平均每天回覆10封信的話，一個禮拜有50封信，一個月有200封，一年下來至少2000封信。 如果你對節省時間與有效工作有興趣 我想這篇或許會對你幫助 在開始之前我想先定Email寫信的最大目的是：溝通。 而我覺得寫信溝通的時間其實比實體開會或是line還要節省時間。 雙方不必各自花時間聚再一起，想想前後還各自花時間約，走路到會議室，並最後坐下來討論，結果還要寫成Meeting recap， 想想看這些時間的成本不如直接在信上直接討論， 雖然你可能會覺得是否過於偏激，且沒有人情味。 但是我想表達的是，如果你知道這點的話，你就可以把email寫作術當作是一把劍，但是要小心劍有時候使用不好反而會傷到自己，所以還是要看狀況作使用。 那我們應該如何寫出一封有效率的信呢？ 我列出我認為6個重要的觀點： 1.定義溝通目的 常常我們寫信的時候沒有先想好目的是什麼，卻常常直接簡單的回覆當作是在溝通的工具，但是你可能會說，可是對方就只是簡單的問一句話而已阿。 是的我知道，因為我是常常被這樣對待。 我稱作這個是Lazy reply 意思懶惰回復。 首先定義目的的意思是：我們需要知道寫這封信背後的目的是要傳達一個怎麼樣的訊息。但是因為我們大腦通常是第一層思考的習慣性動物，所以在回覆時候通常會想要以快速為主， 試想，如果對方只是問一句，而你的回覆也是直接簡短的回覆。 Ａ：請問你何時有空，我們來約個時間討論上次的議題。 我：這週三或四如何？ Ａ：Hi 我週三上午不行，下午2點過後可以 ，週四整天不行 我：好的那就週三下午2點？ Ａ：好的 來回總共5封郵件，這就是得懶惰回復，像是口語化的對答我們通常認爲是更快的，但其實花我們更多間， 接下來我們看看有效率的回覆 Ａ： Hi: 請問你何時有空，我們來約個時間討論上次的議題。 我： Hi A 我這有空的時間是 週三下午2-5點 跟星晴四的11-3點 如果你兩個時間都不行，請再告知我你可以的日期與時間，並於在今天下班前告知。…